Обработка информации инструментом ABBYY FlexiCapture
Использование программного обеспечения при обработке первичных документов может значительно снизить процент ошибок, вызванных ошибками, допущенными человеческим фактором. Таким образом, каким образом можно снизить количество ошибок? Чтобы обрабатывать различные типы документов, такие как бумажные и электронные, можно использовать универсальные программные решения, которые могут быть извлечены из различных источников, таких как сканеры, электронные письма, мобильные устройства и сетевые папки.
Использование мобильных устройств для ввода документов может сильно упростить доступ к данным и увеличить скорость обработки. Кроме того, интеллектуальные системы обработки информации могут существенно оптимизировать бизнес-процессы бухгалтерии, например, ускорить ввод данных, контролировать корректность заполнения, а также автоматически вносить документы в корпоративную систему.
При выборе системы обработки информации рекомендуется обратить внимание на возможность ее расширения, масштабирования и интеграции в соответствии с требованиями компании. Кроме того, при покупке интеллектуальной системы обработки информации стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области.
Информационный поток играет важную роль в нашей жизни, и крылатая фраза Ротшильда "Кто владеет информацией - владеет миром" здесь как нельзя уместна. В рабочих процессах бухгалтеров крупных компаний информация является чрезвычайно важным фактором. Объем информации там настолько велик, что без автоматизации и интеллектуальных технологий обойтись просто невозможно. Компания ABBYY может помочь своей платформой ABBYY FlexiCapture облегчить участь работников бухгалтерии.
От пера и чернил до искусственного интеллекта: история технологий обработки информации
С первыми бухгалтерскими операциями, по данным источников, нас связывает 3600 год до н. э. При этом глиняные таблички использовались как материалы для носителей информации в Шумерском государстве. История обработки бухгалтерских документов была разделена на несколько этапов.
Первый этап – это ручная обработка, которая длилась до второй половины XIX века. Данные обрабатывались с помощью пера и чернильницы и собирались с использованием бумаги. Точность была низкой, поскольку человеческий фактор играл не на последнем месте. Помимо этого, информация была плохо защищена, ее доставка осуществлялась почтой или курьерами, что не гарантировало абсолютной безопасности.
Второй этап начался в конце XIX века и длился до середины XX века. Этот этап получил название электромеханический, и начался он с изобретения первого электромагнитного реле в 1831 году. Идея создания механического табулятора, вводимого через перфокарты, появилась благодаря компостированию билетов на железной дороге. На этом этапе были созданы пишущие машинки, модернизирована почтовая система, и бухгалтеры стали работать легче и быстрее, что способствовало улучшению безопасности обработки данных.
Интересен тот факт, что в 1930 году в Питтсбурге была создана вычислительная сеть, на основе которой можно было производить расчеты с покупателями в универмаге. Сеть состояла из 20 табуляторов и 15 пишущих машинок.
Третий этап связан с началом компьютерной эпохи, которая началась во второй половине XX века. На этом этапе появились первые ЭВМ, которые способны были обрабатывать бухгалтерские данные. Процесс обработки включал учет, анализ и принятие решений. Копировальные техники и диктофоны были изобретены в тот же период, однако объем бумажных документов все еще оставался значительным.
Четвертый этап - это время интеллектуальных решений, которое началось в XXI веке. Сегодня бумажные данные можно перевести в электронный вид. Большинство этапов обработки данных могут быть выполнены без участия человека, что существенно снижает число ошибок. Программы способны самостоятельно проводить интеллектуальную обработку информации из различных типов документов, включая счета-фактуры или договоры. Современные программы используют искусственный интеллект в качестве одной из ключевых составляющих обработки, например, ABBYY FlexiCapture. При этом данные могут быть получены в любом формате, включая сканы, фотографии, электронные документы, тексты писем или вложений. Современные программные решения распознают тип документа и извлекают данные до передачи их в корпоративную информационную систему.
ABBYY FlexiCapture - отличное решение для работы в области документооборота в бухгалтерии. Оно позволяет справляться с массой информации при сдаче отчетности по НДС в налоговую. Количество бумажных документов от поставщиков в конце месяца может значительно возрасти. Если в обычный день необходимо обработать 20-30 документов, то в конце месяца таких документов может быть несколько сотен ежедневно. Вручную выполнить такую работу очень трудно, вероятность ошибок и неточностей возрастает. Необходимо также подчеркнуть, что каждый документ должен соответствовать требованиям законодательства, иначе возможны претензии и штрафы от налоговых органов. Кроме того, в бухгалтерии постоянно поступают электронные документы, которые также необходимо проверять и вводить в систему.
ABBYY FlexiCapture - это универсальная платформа, которая способна оптимизировать важные бизнес-процессы, связанные с документооборотом в бухгалтерии. Эта платформа является идеальным решением в ситуации, когда документы поступают в систему единым потоком и имеют любую форму, без предварительной сортировки.
Благодаря использованию ABBYY FlexiCapture, работа бухгалтера становится намного проще. Сотрудник бухгалтерии запускает приложение на своём компьютере и сканирует необходимые документы или загружает уже присланные электронные копии. Затем ABBYY FlexiCapture сам проводит все необходимые действия: распознаёт ключевые поля и информацию, содержащуюся в них. После этого документ переходит к бухгалтеру, который проверяет правильность ввода информации и/или вносит необходимые корректировки. Для того, чтобы сохранить данные в финансовой системе, сотруднику достаточно нажать кнопку «Отправить».
ABBYY FlexiCapture особенно полезен для компаний с разветвленной филиальной структурой и централизованной бухгалтерией. Он позволяет удалённо собирать данные на местах, т.е. из региональных подразделений, и централизованно обрабатывать их в единой системе. Эта система способна обрабатывать и многостраничные документы. Например, при обработке счетов учитываются данные позиций всех полей счета, даже если они размещены на разных страницах. При обработке многостраничных документов порядок страниц не имеет значения.
ABBYY FlexiCapture обеспечивает быстроту работы и повышает точность итоговой информации благодаря своим технологиям распознавания (OCR, IСR, OMR/Barcode). Работа с бумажными документами уменьшается в 3-10 раз, а точность обработки повышается в 10 (!) раз. Данный программный продукт окупается за 3 месяца - 1 год благодаря разумной стоимости и низким затратам на его внедрение и последующее сопровождение.
ABBYY FlexiCapture - это платформа для обработки бизнес-документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Но как же это может помочь бизнесу? Давайте рассмотрим несколько кейсов компании ABBYY из большого портфолио.
Одним из клиентов ABBYY является международная сеть PwC, которая предоставляет аудиторские услуги, услуги в сфере бизнес-консультирования, налогообложения и права, а также обучения. Ее клиентами в России являются около 2000 компаний из разных сфер бизнеса.
Задача, поставленная перед ABBYY, заключалась в повышении эффективности обработки финансовых документов и автоматизации их переноса в корпоративную информационную систему. Для решения этой задачи компания ранее проводила ручную обработку первичных бухгалтерских документов и сверку данных из них с информацией в учетной системе. Это занимало много времени и не всегда было точным.
Платформа ABBYY FlexiCapture была выбрана для потокового ввода бухгалтерских документов и их обработки. На начальном этапе было обработано около 1000 документов для сверки данных с посттранзакционными выгрузками клиентов. Были разработаны шаблоны для распознавания и извлечения данных из платежных поручений и товарных накладных.
Теперь для обработки документов бухгалтеру остается загрузить их отсканированные копии на сервер, а всю работу по распознаванию, извлечению и занесению данных в сводные таблицы платформа выполнит сама. Это значительно повысило эффективность процесса обработки и освободило время сотрудников компании. Они могут использовать это время для решения других важных производственных задач, включая общение с клиентами.
Банк "Открытие" является одним из крупнейших розничных банков в России и занимает место в топ-15 крупнейших финансово-кредитных учреждений страны. Ранее сотрудники банка вручную обрабатывали примерно 1500-2000 различных документов ежедневно, что отнимало большую часть их рабочего времени и приводило к риску допущения ошибок.
В январе 2014 года банк внедрил в центральном офисе программу ABBYY FlexiCapture, а в марте того же года в филиальной сети. В настоящее время программа используется на этапах сканирования, верификации и контроля бухгалтерских и финансовых документов. Благодаря автоматизации процессов риск возникновения ошибок и возможных мошеннических действий человеческим фактором был сведен к минимуму, а точность и качество ввода информации повысились.
Трудозатраты на обработку информации были снижены в 30 раз, а весь цикл ввода, верификации и контроля входящих документов был унифицирован и перенесен в бэк-офис. Квалифицированным сотрудникам больше не приходится тратить время на рутинную работу, так как вся обработка данных осуществляется автоматически.
В будущем банк планирует автоматизировать обработку поручений на совершение конверсионных операций, контроль валютных расчетных документов и создание электронного архива.
ООО «РН-Ванкор», компания-дочернее предприятие крупнейшей мировой нефтегазовой корпорации, ОАО НК «Роснефть», также применяет решения ABBYY для эффективной и автоматизированной обработки различной информации.
Для уменьшения расходов, предотвращения утери и повреждения бумажных оригиналов и увеличения скорости обработки первичных бухгалтерских документов, организация приняла решение перейти на электронный документооборот. Также, было необходимо организовать безбумажное взаимодействие с ФНС и отправлять отчетную бухгалтерскую документацию в формате электронной почты. Компания решила использовать систему управления финансовой и бухгалтерской документацией на основе платформы ABBYY FlexiCapture.
В работе организации используется следующее решение. Вначале, сотрудник сканирует документ, затем программа ABBYY FlexiCapture автоматически распознает и анализирует документ, определяет его тип и сверяет его оформление и комплектацию. Затем сотрудник проверяет правильность распознавания информации. После этого документ попадает на сервер для согласования. Система также выполняет функции напоминания о передаче документов в архив, формирования реестра приема-передачи, а также использование штрих-кодов для верификации бумажных документов с их электронными версиями. Программа позволяет автоматизировать широкий диапазон операций, связанных с бухгалтерским документооборотом, а также высылает контрагентам электронные копии документов после их согласования, использует массовые выгрузки при поиске информации.
Благодаря использованию этой системы, сроки обработки и внесения документов в систему были значительно сокращены, а точность сверки документов увеличилась. Решение было успешно использовано в компании более 2-х лет, организовано более 40 шаблонов и в год обрабатываются свыше 1 миллиона страниц документов.
Одной из крупнейших мировых компаний в производстве стали является группа Магнитогорского металлургического комбината (ММК), которая лидирует на российском рынке металлургии. В 2011 году внутри компании уже функционировали два центра потокового сканирования и распознавания документов, но они были недостаточно гибкими и не допускали изменений в параметрах работы. Поэтому было решено запустить новое решение, которое позволит оперативно менять шаблоны документов, не затрагивая разработчика.
Основной задачей при внедрении нового решения было обеспечить быстрое сканирование, распознавание и передачу документов в информационную систему компании, а также автоматизировать обработку первичной бухгалтерской документации. Для этого было выбрано решение на основе платформы ABBYY FlexiCapture, которое могут развивать сотрудники IT-подразделения компании. Кроме того, это решение легко интегрируется в уже существующую систему, что обеспечило ускорение и упрощение процесса обработки. Теперь каждый месяц большое количество счетов-фактур, накладных, приходных и расходных ордеров, товарно-транспортных накладных сканируется и распознается с помощью системы ABBYY FlexiCapture.
Данное решение не только помогло ММК повысить эффективность обработки первичной бухгалтерской документации, но также показало свою универсальность и применимость во многих отраслях, где ведение бухгалтерского учета является обязательным. Особенно это востребовано в крупных компаниях нефтегазовой отрасли, энергетики, финансов, где автоматизированная обработка документов значительно повышает качество работы бухгалтерии и всей компании в целом.
Фото: freepik.com